Milyen előnyei lehetnek a külső szolgáltató igénybevételének?

Az államháztartási forrásokból gazdálkodó szervezetek számára mindenkor, de a jelenlegi és egyre inkább nehezedő gazdasági helyzetben különösen fontos, hogy a belső ellenőrzési tevékenység külső szolgáltatóval történő ellátása estén lehetővé válik az ellenőri kapacitások költséghatékonyabb, takarékosabb kihasználása, ami mind a szolgáltatás díjazásában, mind a hatékonyabb időráfordításban egyaránt megmutatkozik.

A külső szolgáltató igénybevétele esetén az egyébként kötelező feladat ellátására nem szükséges egy vagy több állandó munkaerőt foglalkoztatni, a bérjellegű költségek és járulékok, továbbá a foglalkoztatással járó egyéb költségek (pl. irodai költségek) nem a költségvetési szervet terhelik, mindemellett pedig megmutatkozik annak előnye is, hogy a külső szolgáltató díja a dologi költségekre rendelkezésre álló előirányzatból fedezhető (a mindenkor szűkösebb személyi juttatások előirányzata helyett).

Kiemelendő, hogy a külső szolgáltató rugalmasan, az igény szerinti ütemezésben és ellenőri napokkal áll rendelkezésre, ezáltal is biztosítva a költségtakarékos, ugyanakkor hatékony és eredményes feladatellátást.

További előnyt jelenthet, hogy a külső szolgáltató bizonyos területeken szakmailag felkészültebb lehet, illetve széleskörű tapasztalatokkal rendelkezhet a más szervezetek által alkalmazott jó gyakorlatokról. Külső szakértő igénybevétele esetén könnyebben teljesíthető a belső ellenőrökkel szemben támasztott elfogulatlanság és pártatlanság követelménye, továbbá ritkábban fordul elő "szakmai vakság".

Jellemzően mikor kerül sor külső szakértők bevonására?

• A költségvetési szerv nem rendelkezik belső ellenőrzési egységgel, illetve belső ellenőrrel, mivel önálló belső ellenőrzési egység kiépítése, vagy belső ellenőr teljes munkaidőben történő foglalkoztatása nem lenne gazdaságos.
• A belső ellenőrzési tevékenység ellátásába külső szolgáltató bevonása kiegészítő jelleggel (pl. szűkös kapacitás) történik.
• A belső ellenőrzési vezető jogosult külső erőforrás bevonására javaslatot tenni a költségvetési szerv vezetőjének, amennyiben a meglévő belső ellenőrzési erőforrások nem elegendőek az elvégzendő feladatok mennyiségéhez vagy azok jellegéhez képest (speciális szakértelmet igénylő ellenőrzések:
  pl. IT ellenőrzés, környezetvédelmi ellenőrzés, adózás, szakfordítások, közbeszerzési szakértelem szükségessége, FIDIC ellenőr, stb.).

Milyen elvárások vannak a külső szolgáltatóval szemben?

Külső szakértő lehet magánszemély vagy jogi személy, akinek a hozzáértéséről, felkészültségéről a költségvetési szerv vezetőjének kötelessége meggyőződni. A munka elvárt eredményessége szempontjából nagyon fontos, hogy a költségvetési szerv kellő alapossággal járjon el a külső szakértők bevonásakor, a végrehajtandó feladatok szempontjából megfelelő gyakorlatot szerzett és tapasztalt szolgáltatóval szerződjön.

Külső szakértő bevonásakor alapvető elvárás, hogy a külső szakértő munkája során tartsa be a vonatkozó jogszabályi előírásokat, a kapcsolódó ellenőrzési standardokat (IIA), illetve a Szakmai Etikai Kódex és az adott szervezet belső ellenőrzési kézikönyvében foglalt elvárásokat.

A legjobb gyakorlatok szerint ezen felül a külső szakértők igénybevétele esetén írott formájú szolgáltatói megállapodást kell kötni a külső szakértővel. Az ilyen megállapodások formája megbízási vagy vállalkozási szerződés lehet attól függően, hogy milyen céllal kötik a megállapodást.

A szerződésben:

• rögzíteni kell, hogy:
  • a Ber. által a belső ellenőrzési vezető feladataként meghatározott tevékenységeket egészében vagy részben külső szakértő látja el;
  • a külső szakértő a vonatkozó hazai és nemzetközi jogszabályok, valamint belső ellenőrzési standardok, szakmai, etikai normák szerint látja el ellenőrzési feladatait;
  • a külső szakértő vagy az általa delegált szakértő ellenőr az adott megbízó szervezet által kialakított belső ellenőrzési kézikönyveket és módszertani leírásokat, valamint az IIA standardok és a nemzetközi legjobb gyakorlat követelményeit is maradéktalanul alkalmazni köteles;
• részletesen meg kell határozni a teljesítendő szolgáltatásokat (beleértve a munka célját és hatókörét);
• azokat a kérdéseket, melyeket a megbízatással kapcsolatos tájékoztatásoknak tartalmazniuk kell;
• fel kell sorolni az irányadó jogszabályokat (Áht., Ötv., Ber. stb.), amelyek figyelembevételével kell a tevékenységet végezni;
• a megfelelő nyilvántartásokhoz és fizikai eszközökhöz való hozzáférést, az alkalmazottakkal való kapcsolattartást;
• a megbízással kapcsolatos munkalapok, elkészült jelentések, munkaanyagok, stb. tulajdonjogát és letétbe helyezését, illetve szükség szerint a szerzői jogokra vonatkozó előírásokat;
• a tevékenységek ütemezését, a feladatok elvégzésének határidejét;
• kapcsolattartás módját;
• az együttműködés rendjét: a megbízó szervezet által a szakértő rendelkezésére bocsátott/bocsátandó dokumentumok felsorolását, az információk átadására és felhasználására vonatkozó előírásokat;
• a szakértő által készített ellenőrzési program, jelentés átadását a megbízó részére (kinek, mikor, hány példányban);
• az elkészült dokumentumok egyeztetésének, észrevételezésének rendjét;
• az adatvédelemről szóló rendelkezéseket és azok betartásának kötelezettségét, a titoktartásra vonatkozó elvárásokat, a díjazás mértékét és ütemezését.

A belső ellenőrzési tevékenység külső szolgáltatóval történő ellátását a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet (Ber.), valamint a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (Ötv.) egyaránt lehetővé teszi.

Ber.

2. § m) pontja alapján belső ellenőr: a költségvetési szervnél főállásban foglalkoztatott vagy megbízási jogviszony keretében belső ellenőrzési tevékenységet ellátó személy.

2. § n) pontja alapján belső ellenőrzési vezető: a költségvetési szerv belső ellenőrzési egységének vezetője. Amennyiben a költségvetési szervnél egy fő látja el a belső ellenőrzést, elvégzi e rendelet 12. §-ában foglalt tevékenységeket.

4. § (1) bekezdése értelmében a költségvetési szerveknél a belső ellenőrzés kialakításáról és működéséhez szükséges források biztosításáról a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni.
4. § (6) bekezdése alapján a költségvetési szerveknél foglalkoztatott belső ellenőrök számát kapacitás-felmérés alapján úgy kell megállapítani, hogy az arányban álljon a szervezet által ellátott feladatokkal, a kezelt eszközök nagyságával és a Ber. 19. §-ában meghatározott stratégiai tervben foglaltakkal.

4/A. § (1) bekezdése alapján, ha a költségvetési szerv nem foglalkoztat belső ellenőrt, a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni a költségvetési szerv belső ellenőrzési tevékenységének külső szolgáltató bevonásával történő megszervezéséről.
(2) A belső ellenőrzési tevékenység (1) bekezdés szerinti megszervezésére vonatkozó megállapodásban rendelkezni kell a Ber. 12. §-ban (belső ellenőrzési vezető feladatai) foglalt tevékenységek ellátásának módjáról.
(3) A belső ellenőrzési vezető jogosult - ideiglenes kapacitás kiegészítés vagy speciális szakértelem szüksége esetén - külső szolgáltató bevonására javaslatot tenni a költségvetési szerv vezetőjének.
(4) Az (1)-(3) bekezdések szerinti megállapodás alapján belső ellenőrzést végző személynek meg kell felelnie a Ber. 11. § (1) bekezdésében (belső ellenőrre vonatkozó általános és szakmai követelmények) meghatározott feltételeknek azzal, hogy a 11. § (2) bekezdésében foglalt felmentés ilyen esetben nem adható.
(5) A (4) bekezdésben foglaltakat nem kell alkalmazni akkor, ha a külső szolgáltató (3) bekezdés szerinti bevonásának indoka a speciális szakértelem szüksége.

Ötv.

92. § (3) bekezdése értelmében a helyi önkormányzat belső pénzügyi ellenőrzését a külön jogszabályok szerinti folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (pénzügyi irányítás és ellenőrzés) és belső ellenőrzés útján biztosítja.
(4) A jegyző köteles olyan pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszert működtetni, mely biztosítja a helyi önkormányzat rendelkezésére álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.
(5) A jegyző köteles gondoskodni a belső ellenőrzés működtetéséről az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók és a nemzetközi belső ellenőrzési standardok figyelembevételével. A helyi önkormányzat belső ellenőrzése keretében gondoskodni kell a felügyelt költségvetési szervek ellenőrzéséről is.
(7) A fővárosi és a fővárosi kerületi önkormányzatnál, a megyei önkormányzatnál, a megyei jogú városi önkormányzatnál kötelező belső ellenőrzési egység létrehozása, kivéve, ha társulás keretében látja el a belső ellenőrzést.
(8) A (7) bekezdés hatálya alá nem tartozó helyi önkormányzatnál a képviselő-testület döntése alapján a belső ellenőrzést elláthatja
a) a képviselő-testület hivatala,
b) az önkormányzattal szerződéses jogviszonyban álló személy vagy szervezet,
c) a helyi önkormányzatok társulása.